“文件多的人赢”是建筑业的著名格言。当不同的团队发送特定的文档和文件或被告知工作变化时，记录这些文件在解决争议时是至关重要的。如果你想赢，有最准确的档案和文件是必要的，而建筑中最重要的文件之一是一个传输形式．
在管理建设项目中，传输文件起着至关重要的作用，因为它提供了发送什么、何时发送以及发送给谁的具体信息。它们通常有助于记录项目中涉众之间的信息流动，从而降低沟通不畅的风险。
传件，也称为“传件函”，是与其他施工文件、文件或样品一起发送的文件，通常用于显示它们被发送的时间和对象。在商业建筑项目中，传送器通常被使用。它被认为是项目施工经理之间最有效的沟通形式之一，以保持所有既得利益方对现场发生的事情的更新。这些利益相关者可以包括项目所有者、设计师、建筑师、工程师、检查员或政府机构的工作人员。
提交和提交有什么区别?
一般来说，传送的主要目的是正式文件的发送文件、档案和附属材料。如果文件是可以手工分发的材料的物理副本，发送方可以要求接收方签署传送文件作为交付证明。在以电子方式或通过邮件发送资料的情况下，将需要一份单独的收据或送达证明。
一般来说，在购买任何材料和项目安装之前，提交的材料包括产品细节和样品，提交给设计师审批。提交的材料通常包括产品数据表、SDS、小册子、颜色表和产品样品。
设计团队或设计人员应审查和分析这些文件，以确认它们符合项目规范。文件审核完成后，退还给承包商进行材料采购和安装。这样做的目的是确保项目中使用的材料与设计师的计划一致。
另一方面，提交材料可以随提交材料一起提交，以提供已发送内容的文件，并作为要求审查提交材料的一种方式。事实上，这个特定的文件可以被称为“提交报告”。
详细资料请见施工移交表格
- 发送日期
- 发件人信息(姓名、公司、地址)
- 收件人信息(姓名、公司、地址)
- 项目名称、联系电话和地址
- 发送文件或物品的目的或原因
- 接收者要采取的行动以及这些行动到期的时间
- 要发送的文件、文件或抵押品的清单。
如何在建筑中使用传送器
传输文件用于全面记录从一方发送给另一方的信息。当涉及到建设项目时，了解信息(如设计师设计的计划)是什么时候分发的，以及谁收到了它是至关重要的。
在电子邮件通信中，传输不像以前那么普遍了。许多项目信息和文件都是通过电子邮件非正式地发送出去的，并且发送的电子邮件已经有足够的记录。但是，基本的施工文件，如提交文件、合同、通知、担保书和计划，应在文件发送时间或地点的目录中包含传送信。
1.发送传送
传送文件通常与其他文件、材料或文件一起发送，它可以以随附件一起发送的任何格式发送。发送信件的内容或信息也可以包含在电子邮件的正文中，当文件附加时，以便更方便地搜索记录。
2.软件
你可以使用各种软件包来创建传送信，将它们发送给必要的各方，并实时跟踪你的信件的位置。市场上的一个领跑者项目管理软件允许文件的附件与积累存储，所以你永远不会丢失你的信件在杂乱-你总是会找到它在一个地方。
3.模板
如果您目前不使用软件，但希望学习项目传输的基础知识，您可以选择为初学者创建一个传输表单模板。这可以使用你已经拥有的最现成的程序，如Word和Excel，并在此基础上进行构建。
在制作传送文件时，没有规定的标准或法律。最重要的方面是，它将包含必要的信息，你和接收它的一方需要记录，以备将来参考。
4.争议的潜在证据
在施工过程中，有大量的文件、文件和担保物易主。保持一个详细和更新的跟踪系统，记录它们何时分发和应该收到它们是必要的。未来潜在诉讼和索赔的成功往往取决于这些信息，所以有具体的证据证明发送了重要文件可以帮助你赢得官司。
在任何项目中，关于谁知道什么、何时知道什么的冲突都可能引发合同纠纷和付款延迟。有了准确的书面记录，在需要时更容易证明信息。电子邮件和数字记录经常会丢失或意外删除，所以最好有不同的记录副本。
管理施工提交的最佳实践
承包商和其他项目利益相关者需要协调提交过程，作为施工周期项目管理的一部分。涵盖项目早期所需的项目材料的提交必须获得最高优先级。不过，承包商还必须考虑到需要制造的项目的交货时间。提前时间允许施工团队预先订购直到施工后期才会使用的项目。
以下是施工提交中经常出现的具体问题，你和你的团队可以在下一个项目中避免这些问题:
- 工程师和建筑师在合同文件中提交的错误和不完整的规格。
- 提交给工程师和建筑师的文件没有经过总承包商的审核。
- 建筑师直接从总承包商的分包商那里提交的收据。
- 总承包商提交的材料不在规格清单上。
- 承包商提交的不完整和缺失的文件。
- 由于延误，提交的审查时间很短。
- 延迟提交与项目的生命周期有关。
- 不完整和错误的施工图。
- 材料和产品的替代。
- 在审查和处理提交文件之前安装的工作。
设计师可以通过在提交作品时遵循一些最佳实践来减少这些问题:
- 编写经过深思熟虑和详细的提交规范。
- 返回所有总承包商在将其发送给架构师和工程师之前没有审查的提交文件。
- 拒绝审查任何直接发送给建筑师和工程师的提交文件，并首先将其转发给总承包商。
- 拒绝审查任何未指明的提交文件，并再次将其发送给总承包商进行修改。
- 要求总承包商将提交时间表作为合同的一部分。
- 在规范中包括架构师或工程师需要多长时间来审查提交的文件，而不管它是否与进度有关。
- 审查未审阅的、错误的和不完整的提交。
- 项目替代必须是适当的，否则就会被拒绝。
- 最后，如果在没有提交的情况下已经安装了工作，请仔细检查已安装的工作是否符合合同要求。如果不符合要求，则要求总承包商在遵循适当的提交程序后修改工作。
关键的外卖
传输文件，如提交和RFIs，是帮助项目经理在整个项目周期中保持进度的关键施工工具。关键文件遵循承包商和其他项目涉众特有的特定响应工作流程，并需要跟踪。如果忽视了某些东西，从长远来看，它可能会付出高昂的代价并减少利润或引发潜在的诉讼。
那么，为什么承包商在使用施工调度软件解决方案(如Pro机组人员时间表可以自动化工作流程和任务，通过改进文档控制降低风险．该软件程序可以监控和跟踪对rfi和提交的响应，并知道任何例外情况。它还可以帮助你和你的公司节省时间和金钱，避免办公桌上堆满了很快就会丢失在文件柜里的文件。想象一下，再也不会丢失一个文件或文档，因为它保存在一个安全的虚拟文件柜中，可以从任何移动设备访问。
了解更多关于功能爱游戏体育网站官网提供帮助您的公司文件控制等。